Manajemen Pengadaan

Sejarah Singkat Manajemen Pengadaan

Tahun 1970-an, perusahaan cenderung menilai bahwa bagian pengadaan memiliki peran pasif dalam organisasi bisnis, dan pada dasarnya adalah kegiatan administratif dan tidak memiliki banyak muatan strategis. Tahun 1980-an pandangan tersebut mulai berubah. Hal ini didorong oleh persaingan yang semakin ketat sehingga pelaku bisnis mulai sadar bahwa efisiensi dan value creation tidak hanya perlu dilakukan di bagian produksi, namun juga di bagianbagian lain termasuk salah satunya bagian pengadaan. Bagian pengadaan sangat relevan terutama di berbagai perusahaan manufaktur dimana persentasi ongkos-ongkos material bisa mencapai antara 40% – 70% dari ongkos sebuah produk akhir. Menunjukkan bahwa efisiensi di bagian pengadaan bisa memberikan kontribusi yang cukup berarti bagi peningkatan keuntungan (profit) sebuah perusahaan.

Project Procurement Management (Manajemen Pengadaan Proyek)

Pengadaan adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar organisasi. Manajemen Pengadaan adalah proses –proses yang dilakukan untuk mendapatkan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi yang “didukungnya”.

Tahapan Manajemen Pengadaan

a) Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan
     Proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya. Dalam perencaan       ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja yang harus dilakukan             oleh distributor kelak.
b) Perencanaan kontrak kerja sama
    Proses menggambarkan kebutuhan produk atau servis yang diperlukan, yang digambarkan dalam RFP, kriteria 

    evaluasi dan SOW.
c) Permintaan respon dari distributor
    Proses memperoleh informasi, tanggapan, penawaran atau proposal dari penjual
d) Memilih Distributor
    Proses memilih suplier yang paling potensial melalui proses analisis suplier potensial dan negosiasi
e) Administrasi kontrak kerja sama
    Formalisasi pernyataan kerja sama
f) Penutupan Kontrak
   Rencana Pengadaan, Alat dan Teknik

Rencana Manajemen Pengadaan

Informasi yang terkandung di dalamnya :

• Tuntunan tipe kontrak yang akan digunakan dalam berbagai situasi.
• Template yang akan digunakan untuk dokumen-dokumen manajeman pengadaan (mis RFP, SOW, dsb).
• Tuntunan untuk membuat struktur WBS bagi supplier.
• Peran dan Tanggung jawab setiap anggota tim proyek.
• Tuntunan untuk menggunakan estimasi independen yang akan digunakan pada saat mengevaluasi penjual/distributor.
• Saran dalam mengelola multiple providers.
• Proses untuk koordinasi keputusan pengadaan.
• Hambatan dan asumsi berkaitan dengan pembelanjaan dan perolehan.
• Waktu terawal untuk belanja.
• Strategi menghambat resiko dalam pembelanjaan.
• Tuntunan untuk mengidentifikasi prequalified supplier.
• Parameter pengadaan untuk menilai penjual dan pengelolaan kontrak.

Alat dan Teknik Dalam Perencanaan Belanja dan Pengadaan

a) Make or Buy Analysis
    Adalah teknik untuk menentukan apakah produk atau servis tertentu dibuat atau dilakukan dalam organisasi atau dibeli      saja dari pihak ketiga. Seringkali melibatkan analisis keuangan Tools lainnya : expert judgement,tipe kontrak ,dsb.
b) Expert Judgement

c) Types of Contract
    Dalam teknik ini terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain : Fixed Price ( Lump-sum) contracts, Cost-        reimbursable contracts (CPIF,CPFF,CPCC), Time and material contracts.
d) Procurement Management Plan

e) Contract Statement of Work ( SOW )
    Adalah deskripsi pekerjaan yang dibutuhkan dalam proses pengadaan SOW yang baik memberikan kesempatan bagi        penawar untuk memahami dengan baik apa harapan dari pembeli (pelaku proyek), shg penawar dapat menilai apakah        dirinya mampu memenuhi kebutuhan pembeli/tidak .

Proses Project Procurement Management

Enam proses utama dari project procurement management :
a) Planning purchases
b) Planning acquisition
c) Planning contracting
d) Requesting seller responses
e) Selecting sellers
f) Administering the contract
g) Closing the contract

Tiga siklus dalam pengadaan proyek :

a) Input (dokumen, rencana, desain, dll)
b) Alat dan Teknik (mekanisme diterapkan untuk input)
c) Keluaran (dokumen, produk, dll)

Empat kelompok proses :

a) Memulai

• Perencanaan
• Pendanaan
• Persiapan

b) Pelaksana

• Perangkaian
• Penyempurnaan

c) Pemantauan dan Pengendalian

• Koordinasi
• Komunikasi

d) Penutupan

• Evaluasi

Tujuan Manajemen Pengadaan

Tujuan Bagian Pengadaan yaitu menyediakan barang maupun jasa dengan harga yang murah, berkualitas, dan terkirim tepat waktu, tugas-tugas bagian pengadaan tidak terbatas hanya pada kegiatan rutin pembelian. Secara strategis dapat menciptakan keunggulan dari segi ongkos (dengan mendapatkan sumber-sumber bahan baku, komponen, dll dengan harga yang murah). Bagian pengadaan juga berperan mendapatkan sumber-sumber bahan baku dan komponen yang berkualitas dan/atau menjadi jembatan dalam membina supplier-supplier yang ada dengan berbagai program peningkatan kualitas. Bagian pengadaan juga dituntut untuk bisa menciptakan keunggulan dari segi waktu. Untuk mendukung keunggulan dari segi waktu, bagian pengadaan tentunya bisa memilih supplier yang memiliki kemampuan untuk
mengirim barang dalam waktu yang lebih pendek tanpa harus mengorbankan kualitas dan meningkatkan harga.

Tugas Utama Manajemen Pengadaan

Tugas dari manajemen pengadaan adalah menyediakan input, berupa barang maupun jasa, yang dibutuhkan dalam kegiatan produksi maupun kegiatan lain dalam perusahaan. Selain itu bagian pengadaan biasanya bertugas menyediakan jasa seperti jasa transportasi dan pergudangan, jasa konsultasi, dan sebagainya.
Secara Umum, tugas-tugas yang dilakukan mencakup :
1. Merancang hubungan yang tepat dengan supplier.
    Hubungan dengan supplier bisa bersifat kemitraan jangka panjang maupun hubungan transaksional jangka pendek.            Baik berupa model hubungan, relationship, berapa jumlah supplier.
2. Memilih Supplier.
    Kegiatan memilih supplier bisa memakan waktu dan sumber daya yang tidak sedikit apabila supplier yang dimaksud            adalah supplier kunci. Kesulitan akan lebih tinggi kalau supplier-supplier yang akan dipilih berada di mancanegara              (global suppliers). Supplier-supplier kunci yang berpotensi untuk menjalin hubungan jangka panjang, proses pemilihan        ini bisa melibatkan evaluasi awal, mengundang mereka untuk presentasi, kunjungan lapangan (site visit) dan                      sebagainya. Pemilihan supplier-supplier kunci harus sejalan dengan strategi supply chain.
3. Memilih dan mengimplentasikan teknologi yang cocok.
    Kegiatan pengadaan selalu membutuhkan bantuan teknologi. Teknologi yang lebih tradisional dan lumrah digunakan          adalah telepon dan fax. Saat ini banyak perusahaan yang menggunakan electronic procurement (e-procurement) yakni      aplikasi internet untuk kegiatan pengadaan.
4. Memelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier.
    Bagian pengadaan harus memiliki data lengkap tentang item-item yang dibutuhkan maupun data tentang supplier-              supplier mereka. Beberapa data supplier yang penting untuk dimiliki adalah nama dan alamat masing-masing supplier,        item apa yang mereka pasok, harga per unit, lead time pengiriman, kinerja masa lalu, serta kualifikasi supplier termasuk      juga kualifikasi seperti ISO.
5. Melakukan proses pembelian.
    Proses pembelian bisa dilakukan dengan beberapa cara, misalnya pembelian rutin dan pembelian dengan melalui              tender atau lelang, (auction). Pembelian rutin dan pembelian dengan tender melewati prosesproses yang berbeda.
6. Mengevaluasi kinerja supplier.
    Hasil penilaian ini digunakan sebagai masukan bagi supplier untuk meningkatkan kinerja mereka. Kriteria yang                    digunakan untuk menilai supplier seharusnya mencerminkan strategi supply chain dan jenis barang yang dibeli.

Aplikasi Pendukung

Dalam Manajemen Pengadaan terdapat sebuah aplikasi pendukung proses administrasi, aplikasi tersebut disebut E – Procurement. E – Procurement merupakan sebuah aplikasi Internet untuk keperluan proses pengadaan. Dengan Internet perusahaan bisa mengirim RFQ dan PO ke supplier, melakukan lelang secara elecktronik (online) membagi informasi-informasi yang kritis, dan sebagainya. Dalam kenyataannya, aplikasi e-procurement bisa bermacam macam dan masing-masing punya fitur yang berbeda. Jenis aktivitas yang didukung oleh Internet juga berbeda-beda. Secara umum ada beberapa jenis aplikasi e-procurement yaitu:
1. e-catalogue.
    Secara tradisional katalog biasanya tercetak dalam bentuk buku atau brosur. Dengan adanya Internet, perusahaan bisa      memiliki katalog elektronik. Di sini perusahaan mengumpulkan informasi supplier atau calon supplier dengan segala            produk atau jasa yang mereka bisa pasok. E-catalogue biasanya dilengkapi dengan fasilitas pencarian (search)                  sehingga perusahaan akan dengan mudah mendapatkan informasi tentang produk atau jasa yang diinginkan.
2. e-auction.
    Ini adalah aplikasi untuk membantu proses lelang. Pada proses pembelian, lelang dilakukan oleh pembeli dengan              mengumpulkan calon-calon supplier. Mereka sebelumnya sudah diberitahu oleh pembeli tentang jumlah, spesifikasi,          dan waktu kebutuhan suatu barang atau jasa. Mereka akan mengajukan penawaran (secara elektronik) dan selama            proses lelang mereka bisa merevisi (menurunkan) harga penawarannya.
3. B2B market exchange.
    Aplikasi ini memungkinkan banyak pembeli dan banyak penjual bertemu secara virtual. Pada kebanyakan kasus,                aplikasi ini dimiliki dan dikelola oleh pihak ketiga.
4. B2B Private Exchange.
    Aplikasi ini bisa digunakan untuk membantu proses transaksi rutin dengan supplier. Perusahaan bisa mengirim PO              secara elektronik, mengecek status pengiriman, melakukan transaksi pembayaran, dan sebagainya. Di samping itu            perusahaan mungkin bisa menggunakan aplikasi ini untuk berbagi informasi tentang rencana produksi dan informasi          lainnya dengan supplier. Supplier juga bisa membagi informasi ketersediaan stok dan kapasitas produksi mereka.

Beberapa keuntungan E-Procurement antara lain:

1. Proses-proses administratif bisa dilangsungkan lebih cepat, akurat, dan murah. Mengundang supplier untuk                        memasukkan proposal atau penawaran tidak lagi dilakukan lewat surat atau fax, tetapi bisa dilakukan dengan fasilitas        web. Calon-calon supplier bisa mendapatkan pesan tersebut dengan cepat dan akurat dimanapun mereka berada              asalkan tersambung dengan jaringan Internet.

2. Perusahaan yang menggunakan sistem lelang bisa mendapatkan keuntungan berupa harga yang jauh lebih murah            karena supplier akan sedapat mungkin menurunkan harga penawaran agar bisa menjadi pemenang.

3. Perusahaan bisa mendapatkan calon-calon supplier yang lebih banyak dari berbagai tempat sehinggan berpeluang            untuk melakukan transaksi dengan supplier yang lebih berkompeten.

4. Perusahaan maupun supplier bisa melacak transaksi maupun proses-proses fisik (pengiriman, dll.) sehingga kedua            belah pihak cepat mengetahui kalau ada masalah yang membutuhkan penanganan lebih lanjut.

5. Pihak perusahaan maupun supplier bisa melakukan proses-proses tersebut dari mana saja asalkan terhubung dengan        jaringan Internet.

Ada berbagai kritik terhadap penggunaan e-procurement dalam proses pengadaan. Kritik ini terutama untuk aplikasi lelang dimana supplier dihadapkan satu sama lain untuk berupaya menurunkan harga penawaran mereka. Beberapa kritik antara lain:
1. e-auction memiliki implikasi bahwa hubungan antara pembeli dan supplier hanya bersifat jangka pendek. Setiap ada          kebutuhan, pembeli akan mengundang supplier untuk menawarkan harga. Dengan demikian tidak ada supplier yang          bisa memasok secara terus menerus. Hal ini tentu saja tidak sesuai dengan semangat supply chain management yang      menghendaki hubungan jangka panjang sehingga kedua belah pihak bisa sama-sama melakukan perbaikan dan                investasi jangka panjang. Jadi lelang sebenarnya bisa cocok untuk item-item tertentu, namun tidak untuk semua proses      pembelian.
2. e-auction juga memungkinkan munculnya pemenang yang sebenarnya kurang berkompeten. Supplier yang ingin                menang bisa sengaja menawarkan harga yang rendah yang sebenarnya tidak layak (di bawah harga normal). Dalam          proses lelang, tentu mereka bisa menang. Namun pada saat sudah waktunya mengirim barang atau jasa, mereka bisa        terlambat dan kondisi barang atau jasa yang dikirim tidak memenuhi standar. Oleh karena itu proses lelang juga harus        didahului dengan proses seleksi awal. Hanya supplier-supplier yang sudah punya reputasi bagus yang bisa ikut dalam        proses lelang.