Apa yang dimaksud Manajemen Komunikasi Proyek?

Manajemen komunikasi proyek adalah proses yang mencakup pengumpulan distribusi, penyaluran, pencarian keterangan, dan perpindahan informasi didalam proyek. Proses Manajemen komunikasi harus dapat menyediakan informasi ke segenap anggota yang dibutuhkan untuk kesuksesan proyek. Setiap orang yang terlibat dalam proyek harus memahami bagaimana berkomunikasi yang efektif didalam pelaksanaan proyek.

Berikut ini diberikan suatu tinjauan umum dari proses-proses utama dalam Manajemen Komunikasi Proyek, yaitu:

1. Communication Planning – menetapkan informasi dan komunikasi yang dibutuhkan oleh stakeholder : siapa membutuhkan informasi apa, kapan mereka akan membutuhkan, dan bagaimana informasi akan diberikan atau disampaikan kepada mereka.
2. Information Distribution – membuat informasi yang dibutuhkan tersedia untuk stakeholder proyek tepat pada waktunya.
3. Performance Reporting – mengumpulkan dan menyebarkan/mendistribusikan informasi kinerja. Dalam hal ini termasuk status pelaporan, pengukuran progres dan peramalan.
4. Manage Stakeholder – mengatur komunikasi untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan dan pemecahan masalah antara pihak-pihak yang terlibat dalam proyek.

Proses diatas saling berhubungan satu sama yang lain. Setiap proses melibatkan individu dan kelompok berdasarkan kebutuhan informasi dari proyek tersebut.

Manajemen komunikasi proyek termasuk proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa informasi dalam proyek dibuat dengan tepatdan cepat, baik dalam segi pengumpulan, diseminasi, penyimpanan, dan disposisi. Hal ini menciptakan hubungan yang penting antara orang-orang, ide, dan informasi yang diperlukan supaya proyek berakhir dengan kesuksesan. Setiap orang yang terlibat dalam proyek ini harus siap untuk mengirim dan menerima komunikasi, dan harus memahami bagaimana komunikasi dilakukan di mana mereka terlibat sebagai individu dan bagaimana komunikasi dapat memengaruhi proyek secara keseluruhan.

DISTRIBUSI INFORMASI
Distribusi informasi melibatkan kegiatan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan olehstakeholder proyek secara tepat waktu. Ini termasuk menerapkan rencana manajemen komunikasi, serta menanggapi permintaan informasi yang tak terduga.

PELAPORAN KINERJA
Pelaporan kinerja adalah kegiatan mengumpulkan dan menyebarkan informasi tentang kinerja untuk memberikan informasi kepada stakeholder tentang bagaimana sumberdaya digunakan untuk mencapai tujuan proyek. Proses ini meliputi:

1. Status pelaporan
   Menggambarkan dimana proyek sekarang berdiri, misalnya status yang berhubungan dengan jadwal dan anggaran.
2. Kemajuan pelaporan
   Menggambarkan apa yang sudah dicapai oleh tim proyek, misalnya persentase jadwal yang selesai, atau apa yang sudah selesai dibandingkan dengan apa yang sedang dalam proses.
3. Peramalan
   Memprediksi status dan kemajuan proyek dikemudian hari.

Referensi

A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide). Project Management Institute (PMI)